Automatikus visszaigazolás: azonnal megerősített foglalások

Bekapcsolt állapotban a vendég foglalása azonnal megerősített státusszal jön létre: a vendég rögtön visszaigazoló emailt kap, az időpont bekerül a naptárba, és az emlékeztetők is ehhez igazodnak. A dupla foglalástól nem kell tartani, a rendszer csak olyan időpontot enged lefoglalni, ami a beállított idősávok és a meglévő foglalások alapján valóban szabad.

Az online fizetéshez kötött foglalások kivételt képeznek: ott a foglalás a sikeres fizetés után erősödik meg, függetlenül a kapcsoló állásától.

A kézi elfogadás akkor hasznos, ha a foglalás elfogadása előtt mérlegelni kell: például új ügyfeleknél előbb telefonos egyeztetést szeretne, a szolgáltatás előkészületet igényel, vagy a kapacitás rugalmasan változik. Ilyenkor a foglalások „Függőben” státusszal érkeznek, és az Időpontok oldalon az „Elfogadom” vagy az „Elutasítom” gombbal dönthet róluk; elutasításkor a vendég emailt kap.

Fontos tudni, hogy a kézi elfogadás lassítja az élményt a vendég oldalán: amíg nincs elfogadva, bizonytalanságban van. Ha kikapcsolja az automatikus megerősítést, érdemes naponta többször ránézni a függő foglalásokra.

A Beállítások → Foglalási szabályok fülön, az „Automatikus visszaigazolás” kapcsolónál. A változást a lap alján a „Foglalási szabályok mentése” gombbal menti. A módosítás minden új foglalásra érvényes; a már meglévő foglalások státuszát nem érinti.

Az üzleti alapbeállítást szolgáltatásonként felülírhatja. A Szolgáltatások oldalon nyissa meg a szolgáltatást, és a „Foglalás” résznél a „Visszaigazolás” alatt válasszon: „Üzleti beállítás szerint” (ez az alapértelmezett), „Automatikus” (azonnal visszaigazolva) vagy „Kézi jóváhagyás” (Ön hagyja jóvá).

Így például a rövid, egyszerű szolgáltatások azonnal megerősítődhetnek, egy hosszabb, előkészítést igénylő kezelésnél viszont Ön dönt. Ha az automatikus visszaigazolás be van kapcsolva, de egyes szolgáltatásoknál kézi jóváhagyás van beállítva, a Foglalási szabályok fülön egy figyelmeztetés név szerint felsorolja őket („Kézi jóváhagyás marad: …”).

Automatikus visszaigazolásnál a vendég rögtön a „Foglalás megerősítve” emailt kapja. Kézi jóváhagyásnál előbb a „Foglalás beérkezett” levél megy ki, a vendég fiókjában pedig „Visszaigazolásra vár” állapot látszik; az elfogadáskor kapja meg a „Foglalás megerősítve” emailt.

Az emlékeztetők csak visszaigazolt foglalásra mennek. A szolgáltatásnál megadott „Megjegyzés a visszaigazolásban” (például a pontos cím vagy a kapukód) is csak a megerősítő és az emlékeztető emailekbe kerül bele, a még el nem fogadott foglalás vendége nem kapja meg. Mindegyik levél szövege átírható a Beállítások → Üzenetsablonok alatt; a részletek: Automatikus értesítők beállítása.

Egy fodrászatban az automatikus visszaigazolás be van kapcsolva, így a hajvágások azonnal megerősítődnek, és a vendég rögtön megkapja a „Foglalás megerősítve” emailt. A „Hajfestés + szárítás” szolgáltatásnál viszont a „Visszaigazolás” „Kézi jóváhagyás”-ra van állítva, mert a festék kiválasztása előtt a fodrász egyeztetni szeretne. Az ilyen foglalás „Függőben” érkezik, a vendég „Foglalás beérkezett” levelet kap, a fodrász pedig a telefonhívás után az Időpontok oldalon az „Elfogadom” gombbal megerősíti. Ekkor megy ki a „Foglalás megerősítve” email a szalon bejárati kódjával, amelyet a szolgáltatás „Megjegyzés a visszaigazolásban” mezőjébe írt.