Automatikus értesítők beállítása: visszaigazolás, emlékeztetők, saját szövegek

A vendégnek szóló automatikus üzenetek a Beállítások → Üzenetsablonok alatt, üzenettípusonként láthatók és szerkeszthetők:

Hogy foglaláskor melyik üzenet megy ki, az a visszaigazolás módjától függ: automatikus visszaigazolásnál rögtön a „Foglalás megerősítve”, kézi jóváhagyásnál előbb a „Foglalás beérkezett”, majd az elfogadáskor a „Foglalás megerősítve”. Erről bővebben: Automatikus visszaigazolás a foglalásoknál.

A Beállítások → Értesítések fülön az „Email értesítések” kapcsolóval állíthatja, hogy mennek-e automatikus emailek a foglalásokról. Ezen a fülön minden módosítás automatikusan mentődik, nincs külön mentés gomb.

Az „SMS értesítések” résznél választhat: „Kikapcsolva”, „Csak az ügyfeleknek” (visszaigazolás és emlékeztető; függő foglalásnál csak email megy), „Csak nekem” (Ön kap SMS-t, ha foglalás vagy lemondás érkezik; ehhez mobilszám kell az üzlet adatainál) vagy „Mindkettő”. A „Visszaigazoló SMS is menjen” kapcsolóval dönti el, hogy foglalásonként két SMS menjen (visszaigazolás és emlékeztető), vagy csak az emlékeztető.

Az SMS a Pro és a Vállalati csomagban érhető el, és a csomag havi SMS-keretéből fogy. Ha a keret elfogy, az SMS a hónap végéig leáll, utólagos díj nincs, az emailek pedig ugyanúgy kimennek.

1. A Beállítások → Értesítések fülön keresse meg az „Emlékeztető időzítése” részt.

2. Válasszon a gyorsgombok közül („24 óra”, „2 óra”, „1 óra”, „Előző nap 18:00”), vagy állítsa be pontosan.

3. „Időponthoz képest” módban azt adja meg, mennyivel az időpont előtt menjen ki az emlékeztető, percben, órában vagy napban (15 perc és 30 nap között). „Fix időpontban” módban egy napot („Aznap”, „Előző nap” vagy legfeljebb 14 nappal előtte) és egy órát választ, például előző nap 18:00-kor.

4. A beállítás alatt egy példa mutatja, mikor menne ki az emlékeztető, például: „Pl. egy csütörtök 13:00-s foglalásnál: szerda 18:00”. A változás automatikusan mentődik.

Érdemes tudni: „Aznap” fix időpontnál az ennél korábban kezdődő foglalásokra nem megy emlékeztető (az „aznap 8:00” nem emlékeztethet egy 7:30-as időpontra). Emlékeztető csak visszaigazolt foglalásra megy.

Ha szeretné, hogy a vendégnek legyen ideje módosítani vagy lemondani, a „Második emlékeztető” résznél kapcsolja be a „Második emlékeztető küldése” kapcsolót. Ennek az ideje ugyanígy állítható, gyorsgombokkal is („48 óra”, „3 nap”, „1 hét”, „Előző nap 18:00”). A második emlékeztetőnek korábban kell kimennie, mint a fő emlékeztetőnek; ha nem így állítja be, a rendszer figyelmeztet, és amíg így marad, nem menti.

A második emlékeztetőnek saját szövege van: az Üzenetsablonok között „Korai emlékeztető” néven szerkesztheti. Az időzítés módosítása a már visszaigazolt, a következő 60 napban esedékes foglalásokra is érvényes; ha egy emlékeztető ideje már elmúlt, az kimarad.

Ha egy szolgáltatásnál más időzítés kell (például egy előkészületet igénylő kezelésnél egy héttel előbb is szólna), a Szolgáltatások oldalon nyissa meg a szolgáltatást, és az „Emlékeztető időzítése” résznél váltson „Vállalkozás alapértelmezése” helyett „Egyedi” beállításra. Itt ugyanúgy beállíthatja a fő emlékeztetőt, a „Második emlékeztető” jelölővel pedig egy korábbit is. A többi szolgáltatás továbbra is a Beállítások → Értesítések alatti időzítést követi.

1. Nyissa meg a Beállítások → Üzenetsablonok fület, és válassza ki az üzenettípust, például az „Emlékeztető”-t.

2. A „Csatorna” kapcsolóval választhatja ki, hogy az emailt vagy az SMS-t szerkeszti.

3. Emailnél a „Tárgy”, a „Fő cím” (a levél tetején, kiemelve), a „Bevezető szöveg”, a „További tartalom” (minden sor külön bekezdés lesz) és a „Gomb felirata” mezőt írhatja át; SMS-nél az „SMS szövege” mezőt. HTML-t vagy kódot nem kell ismernie.

4. A „Beszúrható adatok” gombjaival a vendég és a foglalás adatai kerülnek a legutóbb kijelölt mezőbe: „Ügyfél neve”, „Üzlet neve”, „Szolgáltatás neve”, „Munkatárs neve”, „Időpont”, „Ár” és „Szolgáltatás megjegyzése”. A szövegben dupla kapcsos zárójeles jelölésként jelennek meg, például {{customerName}} vagy {{serviceNote}}; az elküldött üzenetben ezek helyére a valódi adat kerül.

5. Az előnézetben azonnal látja az eredményt, a „Próbaemail küldése magamnak” gombbal pedig saját magának is elküldheti. Végül kattintson a „Sablon mentése” gombra.

Az átírt üzeneteknél „Egyedi szöveg” jelzés látszik, az eredetit a „Visszaállítás alapértelmezettre” gombbal kapja vissza. Ha az „Emlékeztető” szövegét átírta, a „Korai emlékeztetőét” viszont nem, a korai emlékeztető is az Ön emlékeztető-szövegét használja. SMS-nél érdemes röviden fogalmazni: az ékezetes betűk drágábbá tehetik a küldést, ezt az előnézet is jelzi.

Vannak tudnivalók, amelyeket csak az kapjon meg, akinek már biztos az időpontja: a pontos cím, az emelet és a csengő, a parkolás vagy egy előkészület. Ezeket szolgáltatásonként adhatja meg: a Szolgáltatások oldalon nyissa meg a szolgáltatást, és írja be a „Megjegyzés a visszaigazolásban” mezőbe (legfeljebb 1000 karakter), például: „Cím: Pécs, Rákóczi út 17., 2. emelet, 12-es csengő.”

A megjegyzés „Fontos tudnivalók” címmel, kiemelt dobozban jelenik meg a „Foglalás megerősítve”, az „Emlékeztető” és a „Korai emlékeztető” emailben. A nyilvános profilján nem látszik, és a „Foglalás beérkezett” levélbe sem kerül bele, vagyis a még jóvá nem hagyott foglalás vendége nem kapja meg.

Saját sablonnal is működik: a megjegyzés magától a levél szövegének végére kerül. Ha máshová szeretné tenni, szúrja be a „Szolgáltatás megjegyzése” adatot ({{serviceNote}}) a kívánt helyre a „Bevezető szöveg” vagy a „További tartalom” mezőben. Ilyenkor ott jelenik meg, és a végére már nem kerül még egyszer. Ha egy szolgáltatásnál nincs megjegyzés, a beszúrt adat helye üres marad.

A cím a szolgáltatás módjától is függ. Személyes alkalomnál a vállalkozás címe szerepel az emailekben. Online (Google Meet) alkalomnál a cím nem kerül bele az emailekbe, hiszen a vendégnek nem kell sehová mennie; ilyenkor a megjegyzésbe azt írja, amit az online alkalomról tudni kell, például: „A Meet-linket a foglalás előtt 10 perccel küldöm.”

Az emaileken túl a fiókkal foglaló vendégek a foglalás után egy üzenetet is kaphatnak Öntől a foglalás beszélgetésében, az alkalmazásban és a weboldalon. Ezt a Beállítások → Értesítések alatt, az „Automatikus üzenet foglaláskor” résznél írhatja át vagy kapcsolhatja ki („Üzenet küldése foglaláskor”). Online fizetésnél az üzenet a sikeres fizetés után megy ki.

Egy masszázsszalon egy belső udvaros bérházban működik, ahová a vendégek gyakran nem találnak be. A tulajdonos a „Svédmasszázs 60 perc” szolgáltatásnál a „Megjegyzés a visszaigazolásban” mezőbe ezt írja: „Kapukód: 1234, az udvarban jobbra, 2. emelet. Kérjük, 5 perccel korábban érkezzen.” Az online „Életmód-tanácsadás” szolgáltatásnál nem ad meg címet, mert az online alkalom emailjeibe a cím amúgy sem kerül bele; oda csak egy rövid kérést ír: „Kérjük, csendes helyről csatlakozzon.”

Az emlékeztetőt „Előző nap 18:00”-ra állítja, és bekapcsolja a második emlékeztetőt 3 nappal előtte, hogy a vendégnek legyen ideje átfoglalni. Az Üzenetsablonok között az „Emlékeztető” email bevezető szövegét így írja át: „Holnap várjuk! Szolgáltatás: {{serviceName}}, időpont: {{startTime}}. Útbaigazítás: {{serviceNote}}”. Mentés előtt elküld magának egy próbaemailt, hogy lássa, hogyan fest a levél.