Csoportos foglalások és workshopok kezelése az idopontok.hu-ban

Egyéni időpontnál a képlet egyszerű: egy vendég, egy idősáv, foglalt vagy szabad. Csoportnál az alkalom ideje adott, a kérdés az, hogy hányan férnek el rajta. A „Csoportos” módban ezért nem a nyitvatartásból számolódnak a szabad időpontok: a jelentkező csak a csoport meghirdetett alkalmai közül választhat, és addig jelentkezhet, amíg az alkalom be nem telt.

Minden jelentkezés külön foglalás: a jelentkező saját visszaigazolást és emlékeztetőt kap, a saját foglalását le is mondhatja, és a naptáradban minden résztvevő ugyanarra az időpontra kerül. Ha az alkalomnak van vezetője, a jelentkezések hozzá kerülnek.

A Szolgáltatások oldalon a szolgáltatás szerkesztésénél válaszd a „Foglalási mód” alatt a „Csoportos” lehetőséget. Az „Időtartam” egy alkalom hossza, az ár alkalmanként, egy résztvevőre értendő. A „Létszám” mezőben add meg, hányan jelentkezhetnek egy alkalomra (2 és 500 fő között).

Az „Alkalmak” résznél veheted fel a heti időpontokat: nap, kezdés, és ha szeretnéd, ki vezeti. A vége a kezdésből és az időtartamból számolódik. Egy csoportnak több alkalma is lehet — például kedden és csütörtökön 17:00-kor —, ezeket a „+ Alkalom hozzáadása” gombbal adod hozzá.

Ha a csoport csak egy adott időszakban fut (például szeptembertől decemberig), az „Időszak” alatt add meg az első és az utolsó alkalom dátumát. Ezen kívül nem lehet jelentkezni. Üresen hagyva a csoport folyamatosan fut.

A nyilvános profilodon a csoport kártyáján jól láthatóan ott az időbeosztás („Minden szerda 8:00–9:00”), a létszám („max. 8 fő”) és — ha megadtad — az időszak. A foglalási oldalon a naptárban csak a csoport napjai választhatók; a kiválasztott napon az alkalmak mellett látszik, hány hely maradt („még 3 hely”).

A betelt alkalom „Betelt” jelzést kap, és nem választható. Ha a várólista be van kapcsolva, a jelentkező ilyenkor feliratkozhat rá: ha valaki lemondja a foglalását és felszabadul egy hely, a várólistán állók e-mailt kapnak egy foglalási linkkel.

A szünnapok és a szolgáltatás „Tiltott időszakok” beállítása a csoportra is vonatkozik: ezeken a napokon nincs alkalom, és jelentkezni sem lehet. Így egy iskolai szünet vagy a saját szabadságod alatt nem kell a csoport beállításait módosítanod.

Ha valaki lemond, a helye azonnal újra foglalható. Ha te rögzítesz kézzel egy résztvevőt a vezérlőpulton, a rendszer ott is figyeli a létszámot: betelt alkalomra nem enged újabb résztvevőt felvenni.

Érdemes tudni, mi nincs benne: minimum létszámot nem lehet megadni (ha egy alkalom kevés jelentkező miatt elmarad, azt neked kell jelezned), a létszám a szolgáltatásra vonatkozik, nem alkalmanként külön, és a résztvevőknek nincs csoportos üzenetküldés — mindenkinek a saját foglalásán keresztül írhatsz.

A csoportos szolgáltatásnál ugyanazok a fizetési beállítások érhetők el, mint bármelyik másiknál: helyszíni fizetés, választható vagy kötelező online fizetés, előleggel is. A visszaigazolás a szolgáltatás beállítása szerint automatikus vagy kézi — kézi jóváhagyásnál a még jóvá nem hagyott jelentkezés is foglalja a helyet, amíg el nem utasítod.