Számlázás online fizetésnél: e-számla kötelezettség és automatizálás

Főszabály szerint a vállalkozás minden értékesítésről bizonylatot állít ki: számlát vagy nyugtát. Számlát kötelező kiállítani, ha a vevő kéri, ha a vevő adóalany, valamint bizonyos értékhatár és fizetési konstrukciók esetén; a nyugta a jellemzően készpénzes, kisösszegű, magánszemély felé történő értékesítés bizonylata. Online, előre fizetett foglalásnál a gyakorlatban a legtöbb vállalkozás egyszerűen számlát állít ki, mert az e-mailben kézbesíthető és jól automatizálható.

Az időzítés sem mellékes: a számlát általános szabály szerint a teljesítéskor, előlegfizetésnél pedig az előleg átvételekor, jóváírásakor kell kiállítani — előlegről előlegszámla készül, amely a végszámlában elszámolásra kerül. Aki online előleget kér a foglaláshoz, annak tehát már a fizetéskor keletkezik bizonylatolási kötelezettsége, nem csak a szolgáltatás napján.

Magyarországon a kiállított számlák adatairól a vállalkozásoknak elektronikus adatszolgáltatást kell teljesíteniük a NAV Online Számla rendszerébe — ez ma már gyakorlatilag minden belföldi számlára kiterjed. A jó hír, hogy erről a vállalkozónak külön nem kell gondoskodnia, ha számlázóprogramot használ: a piacon elterjedt magyar számlázószoftverek az adatszolgáltatást automatikusan, a kiállítással egyidejűleg teljesítik.

Ebből következik a legfontosabb gyakorlati tanács: online fizetést fogadó vállalkozás számára a kézi, tömbös számlázás nem életszerű — számlázóprogramra van szükség. A program kiválasztásánál érdemes figyelni arra, hogy támogassa az e-számla kiállítást, az előlegszámla és végszámla kezelését, valamint kínáljon programozási felületet (API-t) a későbbi automatizáláshoz.

Az e-számla — vagyis az elektronikus formában kiállított és befogadott számla — online fizetésnél a természetes választás: az ügyfél emailben kapja meg a bizonylatot, papír és postázás nélkül. Az elektronikus számlázásnak megvannak a maga formai követelményei (az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét biztosítani kell), de a bevett számlázóprogramok ezt kezelik, így a vállalkozónak jellemzően csak be kell kapcsolnia az e-számla opciót.

A nyugták világában is zajlik a digitális átállás: az e-nyugta rendszer bevezetésével a hagyományos pénztárgépes nyugtát fokozatosan elektronikus bizonylat váltja ki. Az átállás ütemezése és részletszabályai a jogalkotó és a NAV közleményei szerint alakulnak, ezért itt érdemes a hivatalos tájékoztatásokat követni, és a saját vállalkozásra vonatkozó teendőket a könyvelővel egyeztetni.

Az online foglalás és fizetés legnagyobb előnye számlázási szempontból az, hogy minden szükséges adat — vevő neve, elérhetősége, a szolgáltatás megnevezése, összege, a fizetés ténye és időpontja — strukturáltan rendelkezésre áll a rendszerben. Ebből az adatból a számlakiállítás automatizálható: a cél az, hogy a sikeres online fizetést a számlázóprogram felé továbbított bizonylatkiállítás kövesse, emberi beavatkozás nélkül.

A megvalósítás módja a használt eszközöktől függ: történhet a foglalórendszer és a számlázószoftver összekapcsolásával, köztes automatizációs megoldással vagy akár rendszeres, a rendszerből exportált fizetési adatok alapján kötegelt számlázással. Az idopontok.hu-ban az online fizetések és foglalások adatai visszakereshetők és riportokban is elérhetők, így ezek megbízható alapot adnak a számlázási folyamathoz — a konkrét összekapcsolás lehetőségeiről érdemes az ügyfélszolgálattal és a könyvelővel egyeztetni.

A leggyakoribb hiba az előlegszámla elmaradása: a vállalkozó beszedi az online előleget, de csak a szolgáltatás napján állít ki egyetlen számlát a teljes összegről. Az általános szabály szerint az előlegről a jóváíráskor bizonylatot kell kiállítani — ennek elmulasztása mulasztási bírsággal járhat. Hasonló hiba a visszatérítések kezelésének hiánya: lemondott és visszatérített foglalásnál a korábbi bizonylatot érvényteleníteni vagy módosítani kell.

Végül ne feledkezzünk meg az adatok egyezőségéről: a számlán szereplő vevőadatoknak a valóságot kell tükrözniük, ezért céges ügyfeleknél már a foglaláskor érdemes bekérni a számlázási adatokat (cégnév, adószám). A foglalási űrlapon elhelyezett, erre szolgáló mező sok utólagos levelezést takarít meg — a részleteket, különösen az ÁFA-kezelést illetően pedig mindig egyeztessünk a könyvelővel.